20:06 ICT Thứ tư, 22/11/2017

LIÊN KẾT WEBSITE

VIDEO

Loading the player...

THỐNG KÊ TRUY CẬP

Đang truy cậpĐang truy cập : 36


Hôm nayHôm nay : 96

Tháng hiện tạiTháng hiện tại : 1707

Tổng lượt truy cậpTổng lượt truy cập : 105141

HỖ TRỢ TRỰC TUYẾN

Trang nhất » Tin Tức » Dạy và Học » Sáng kiến - Kinh nghiệm

SKKN: "Vận dụng Microsoft Office Excel sáng tạo, linh hoạt vào xử lý các bảng tổng hợp số liệu; Sổ điểm cá nhân một cách “nhanh – chính xác – khoa học – an toàn – hiệu quả”"

Thứ tư - 21/01/2015 16:08
Trong thời đại công nghiệp hoá - hiện đại hoá ngày càng phát triển phù hợp với tiến trình của đất nước thì chúng ta không thể không nói đến sự phát triển vượt bậc của nghành công nghệ thông tin (CNTT). Công nghệ thông tin thực sự trở thành kho tàng - nguồn tài nguyên quan trọng. Chính vì thế cần phải đẩy mạnh ứng dụng CNTT phục vụ sự nghiệp công nghiệp hoá - hiện đại hoá đất nước trong thời kỳ mở cửa và hội nhập, hướng tới nền kinh tế tri thức của đất nước. Đặc biệt ở nước ta hiện nay, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong việc quản lý chiếm phần lớn sản phẩm phần mềm về tin học và đã mang lại lợi ích rất to lớn góp phần nâng cao đời sống của nhân dân, đáp ứng được nhu cầu đòi hỏi ngày càng cao trong mọi lĩnh vực của cuộc sống của con người trong đó có cả lĩnh vực giáo dục. Mục đích của việc ứng dụng CNTT vào nhà trường là sử dụng CNTT như một công cụ lao động "Trí tuệ" giúp lãnh đạo nhà trường nâng cao chất lượng quản lý, trang bị cho các thầy, cô giáo những công cụ hữu ích trong công tác trồng người. Đối với cơ quan Phòng giáo dục đào tào nói chung và với đơn vị trường học nói riêng thì thường xuyên phải đối mặt với rất nhiều bảng tổng hợp thống kê số liệu từ đơn giản đến phức tạp, khi công nghệ thông tin còn chưa phát triển, việc thống kê số liệu của các cấp các ngành hầu hết được sử dụng bằng văn bản viết tay nên còn gặp rất nhiều khó khăn trong công tác thống kê. Đến nay, khi công nghệ thông tin đã trở thành một công cụ lao động "Trí tuệ" giúp cho con người rất nhiều trong công việc và trong công tác thống kê số liệu; hơn nữa, con người đã tạo ra được rất nhiều phần mềm, công cụ, tiện ích để hỗ trợ trong từng công việc cụ thể, đặc biệt là bảng tính Excell một giải pháp tối ưu cho từng con số và thuận tiện hơn cho việc thống kê số liệu. Mặc dù Ms. Excel hữu dụng đến thế, song để làm chủ được phần mềm này đòi hỏi chúng ta phải biết cách khai thác thế mạnh của những công cụ mang tính chuyên nghiệp, cũng như sự kết hợp giữa các hàm một cách uyển chuyển và tinh tế làm thế nào phát huy hết được những tính năng độc đáo và ưu việt của MS. Excel để giải quyết được nhiều công việc trong thực tiễn một cách hiệu quả và đặc biệt hơn nữa là sẽ giảm bớt gánh nặng cho những người làm công tác thống kế và tổng hợp.
I. ĐẶT VẤN ĐỀ
Trong thời đại công nghiệp hoá - hiện đại hoá ngày càng phát triển phù hợp với tiến trình của đất nước thì chúng ta không thể không nói đến sự phát triển vượt bậc của nghành công nghệ thông tin (CNTT). Công nghệ thông tin thực sự trở thành kho tàng - nguồn tài nguyên quan trọng. Chính vì thế cần phải đẩy mạnh ứng dụng CNTT phục vụ sự nghiệp công nghiệp hoá - hiện đại hoá đất nước trong thời kỳ mở cửa và hội nhập, hướng tới nền kinh tế tri thức của đất nước.
Đặc biệt ở nước ta hiện nay, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong việc quản lý chiếm phần lớn sản phẩm phần mềm về tin học và đã mang lại lợi ích rất to lớn góp phần nâng cao đời sống của nhân dân, đáp ứng được nhu cầu đòi hỏi ngày càng cao trong mọi lĩnh vực của cuộc sống của con người trong đó có cả lĩnh vực giáo dục.
Mục đích của việc ứng dụng CNTT vào nhà trường là sử dụng CNTT như một công cụ lao động "Trí tuệ" giúp lãnh đạo nhà trường nâng cao chất lượng quản lý, trang bị cho các thầy, cô giáo những công cụ hữu ích trong công tác trồng người.
Đối với cơ quan Phòng giáo dục đào tào nói chung và với đơn vị trường học nói riêng thì thường xuyên phải đối mặt với rất nhiều bảng tổng hợp thống kê số liệu từ đơn giản đến phức tạp, khi công nghệ thông tin còn chưa phát triển, việc thống kê số liệu của các cấp các ngành hầu hết được sử dụng bằng văn bản viết tay nên còn gặp rất nhiều khó khăn trong công tác thống kê. Đến nay, khi công nghệ thông tin đã trở thành một công cụ lao động "Trí tuệ" giúp cho con người rất nhiều trong công việc và trong công tác thống kê số liệu; hơn nữa, con người đã tạo ra được rất nhiều phần mềm, công cụ, tiện ích để hỗ trợ trong từng công việc cụ thể, đặc biệt là bảng tính Excell một giải pháp tối ưu cho từng con số và thuận tiện hơn cho việc thống kê số liệu.
Mặc dù Ms. Excel hữu dụng đến thế, song để làm chủ được phần mềm này đòi hỏi chúng ta phải biết cách khai thác thế mạnh của những công cụ mang tính chuyên nghiệp, cũng như sự kết hợp giữa các hàm một cách uyển chuyển và tinh tế làm thế nào phát huy hết được những tính năng độc đáo và ưu việt của MS. Excel để giải quyết được nhiều công việc trong thực tiễn một cách hiệu quả và đặc biệt hơn nữa là sẽ giảm bớt gánh nặng cho những người làm công tác thống kế và tổng hợp.
Với những nguyên do trên và qua những lần làm việc nhiều trên bảng tính Excel, tôi đã mạnh dạn đi sâu vào nghiên cứu đề tài. "Vận dụng Microsoft Office Excel sáng tạo, linh hoạt vào xử lý các bảng tổng hợp số liệu; Sổ điểm cá nhân một cách “nhanh – chính xác – khoa học – an toàn – hiệu quả”".
Với đề tài này, trong khả năng có hạn của mình, bản thân tôi mong muốn hướng đến các mục tiêu sau:
Phát huy hết những tính năng ưu việt của MS. Excel để:
Giúp Ban giám hiệu thuận tiện hơn trong việc tổng hợp và xử lý‎ số liệu trong các bảng báo cáo thống kê.
Giúp Ban giám hiệu có thể thống kê các bảng báo cáo số liệu một cách kịp thời, chính xác, khoa học, an toàn và hiệu quả.
Giúp các đồng chí giáo viên chủ nhiệm thuận tiện hơn trong việc theo dõi chất lượng học sinh qua các đợt kiểm tra định kỳ và đặc biệt hơn đó là giúp các đồng chí có được cuốn sổ điểm cá nhân khoa học, với độ chính xác cao mà không tốn công sức và mất nhiều thời gian.
Giúp các đồng nghiệp có những hiểu biết nhất định về tính năng ưu việt của MS.Excel và cách sử dụng các phương tiện công nghệ thông tin để hoàn thành tốt công tác của mình. Giúp quý thầy, cô bắt nhịp với công cuộc số hoá trong thời kỳ hiện đại hoá ngày nay.
 
II. GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ
1. Cơ sở lí luận.
Căn cứ vào Chỉ thị số 55/2008 CT - BGDĐT ngày 30/9/2008 của Bộ trưởng Bộ giáo dục đào tạo về tăng cường giảng dạy, đào tạo và ứng dụng CNTT trong ngành giáo dục giai đoạn 2008 - 2012.
Trong tình hình phát triển mạnh mẽ như ngày nay, nghành tin học với những hiệu quả thiết thực trong đời sống xã hội cùng với sự phát triển của các công cụ phần cứng và phần mềm Tin học đã được xã hội công nhận như là lĩnh vực không thể thiếu trong bất kỳ một nghành nghề nào đặc biệt là trong ngành giáo dục đang trong giai đoạn đổi mới giáo dục, đưa CNTT vào trong dạy học và quản lý.
Thực tế cho thấy đối với các đơn vị trường học thì thường xuyên phải tổng hợp những bảng báo cáo số liệu để nộp lên trên hoặc những bảng tổng hợp do nhà trường thiết lập ra để thuận tiện hơn trong công tác quản lý, nếu như chúng ta không có phương án tối ưu nào để hoàn thành các bảng tổng hợp đó thì chắc chắn rằng chúng ta sẽ rơi vào tình trạng sự chồng chéo giữa các bảng tổng hợp. Bởi vì đã là bảng tổng hợp số liệu thì nó phải được thực hiện rất tỷ mỹ, kỹ lượng không được phép sai sót mà phải chính xác cho từng con số xuất hiện trong bảng tổng hợp, như vậy để hoàn thành nó với tiêu chí “nhanh – chính xác – khoa học – an toàn – hiệu quả” thì chắc chắn chúng ta phải đưa ra một phương án tối ưu và phương án đó chính là tận dụng sức mạnh của công nghệ thông tin. Mà giải pháp tối ưu cho từng con số, cho từng bảng tính đó chính là phần mềm MS.Excel của Microsoff Office.
MS.Excel là một phần mềm xử lý bảng tính thông dụng nhất từ trước đến nay. Nó được sử dụng rộng rãi trong các cơ quan, trường học ở nhiều mục đích khác nhau. Với MS.Excel, chúng ta có thể tính toán, lập bảng tổng hợp, phân tích số liệu, .... mà không cần dùng đến một chương trình chuyên nghiệp nào.
Vấn đề ở đây chính là chúng ta cần phải vận dụng MS. Excel  như thế nào để phát huy hết được những tính năng độc đáo và ưu việt của nó để giải quyết công việc trong thực tiễn một cách hiệu quả.
2. Thực trạng.
a. Thuận lợi:
- Phần lớn Ban giám hiệu, cán bộ giáo viên ở các trường học đến nay đều biết sử dụng máy vi tính và đã quen với việc ứng dụng CNTT trong quản lý và dạy học.
- Phần lớn ở các trường học đều đã có giáo viên Tin học hoặc văn thư đã được học Tin học nên rất thuận lợi cho việc ứng dụng CNTT.
- Đội ngũ cán bộ giáo viên ở các trường hầu hết được trẻ hóa nên việc tiếp nhận và ứng dụng CNTT là rất thuận lợi.
- Bản thân mỗi giáo viên luôn tự học và tự bồi dưỡng thêm kiến thức Tin học cho mình: qua các tài liệu tham khảo, sách báo, qua bạn bè đồng nghiệp...
b. Khó khăn:
Mặc dù Ban giám hiệu, cán bộ giáo viên ở các trường học đều biết sử dụng máy tính nhưng phần lớn họ chỉ quen với việc đánh văn bản, làm báo cáo trên phần mềm MS.Word chứ họ chưa tiếp cận nhiều với phần mềm MS.Excel ngoại trừ các đồng chí làm kế toán.
Khi làm việc với bảng tính Excel lần đầu, do không quen nên một số ít đồng chí thấy khó sử dụng và không muốn tìm hiểu thêm nó lần nữa dẫn đến ý ‎thức tự học ở các đồng chí đó chưa cao.
3. Mô tả giải pháp.
          Trước khi bước vào phần mô tả các giải pháp, tôi xin đưa ra một số kinh nghiệm nhỏ mà tôi đã đúc rút được từ thực tiễn để phần nào giúp quý thầy, cô giáo tự tin hơn khi làm việc với bảng tính Excel.
          (1) Viết ký tự lên trên hoặc ký tự xuống dưới trong Excel.
          Bước 1: Vào menu Format/Cells (hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + 1), hộp thoại xuất hiện, trường hợp này hộp thoại Format Cells chỉ chứa duy nhất thẻ Font.
          Bước 2: Ở phần Efects, đánh dấu chọn mục Sper Script nếu muốn viết ký tự lên trên, hoặc đánh dấu chọn mục Subscript để viết k‎ý tự xuống dưới. Cuối cùng nhấp chọn OK.
          (2) Lặp lại các tiêu đề cột trên mỗi trang.
          Thông thường dòng đầu tiên của bảng tính là dòng chứa tiêu đề của cột. Để dòng tiêu đề này xuất hiện sau mỗi lần sang trang mới ta thực hiện như sau:
          Bước 1: Vào menu File/Pagesetup hộp thoại xuất hiện, chọn thẻ Sheet.
          Bước 2: Ở phần Print titles nhập địa chỉ cần in lặp lại ở các trang vào hộp Rows To Repeat At Top (ví dụ: $1:S3 là từ hàng 1 đến hàng 3). Nhấp vào OK.
          Lưu ý: Dòng tiêu đề cột kể từ trang thứ hai nó sẽ không hiển thị ở chế độ soạn thảo mà chỉ hiển thị ở chế độ Print Preview và lúc in ra giấy.
(3) Cố định tiêu đề dòng hay tiêu đề cột.
Khi nhập dữ liệu vào bảng tính, đặc biệt là các bảng tính có dữ liệu chiếm nhiều hơn một trang màn hình, bạn nên cố định tiêu đề dòng hay tiêu đề cột hay cả hai, để chúng ta luôn nhìn thấy chúng. Điều này giúp bạn dễ dàng định vị các ô cần nhập dữ liệu.
+ Để cố định tiêu đề dòng ta thực hiện:
Chọn ô đầu tiên của dòng nằm ngay phía dưới dòng tiêu đề cần cố định, sau đó vào menu Window chọn Freeze Panes.
+ Để cố định tiêu đề cột ta thực hiện:
Chọn ô đầu tiên của cột nằm ngay phía sau cột tiêu đề cần cố định, sau đó vào menu Window chọn Freeze Panes.
+ Để cố định tiêu đề dòng và tiêu đề cột ta thực hiện:
Chọn ô nằm phía dưới dòng tiêu đề đồng thời năm bên phải cột tiêu đề cần cố định, sau đó vào menu Window chọn Freeze Panes.
          + Để gỡ bỏ những gì đã cố định vào menu Window chọn Unfreeze Panes.
          (4) Không đánh số thứ tự ở các ô dòng trống.
          Khi trong một danh sách có sử dụng những dòng trống nhưng bạn không muốn đánh số thứ tự ở những dòng này. Ở đây chúng ta không thể kéo dấu Fill handle như cách đánh số thứ tự tự động được. Để thực hiện việc này bạn phải sử dụng công thức tham chiếu như sau:
          Chọn ô đầu tiên của cột thứ tự (giả sử ô đó là B2), gõ vào công thức:
= If(B2<> “”, COUNTA($B$2:B2), “”), nhấn phím Enter. Sau đó kéo dấu Fill handle để copy công thức cho các ô còn lại.
          (5) Di chuyển, sao chép Sheet từ File này sang File khác.
          Bước 1: Mở File nguồn và File đích.
          Bước 2: Nhấp chuột phải vào Sheet muốn di chuyển hoặc sao chép, chọn Move Or Copy từ menu hiện ra, hộp thoại xuất hiện.
          Bước 3: Ở hộp To book, nhấp mũi tên và chọn File đích. Nếu muốn sao chép Sheet thì đánh dấu vào dấu mục chọn Create a copy, còn nếu muốn chỉ di chuyển thì bỏ dấu chọn mục này. Cuối cùng nhấp vào OK.
          (6) Đặt Password cho bảng tính.
          Bước 1: Vào menu Tool/Protection/Protect Sheet, hộp thoại xuất hiện.   Bước 2: Trong phần Allaw all users of this wordsheet to, đánh dấu chọn ở hai mục: Select locked cellsSelect Unlocked cells, với cách chọn này người khác chỉ mở tài liệu của bạn xem nhưng không được quyền sửa đổi.
          Bước 3: Nhập Password vào hộp Password to unprtect sheet rồi nhấp vào OK. Sau đó, nhập Password này lại một lần nữa vào hộp Reenter password to protect ở hộp thoại Confirm password. Cuối cùng nhấp chọn OK.
          Để gỡ Password đã lập vào Tool/Protection/Unprotect Sheet, hộp thoại xuất hiện gõ lại mật khẩu đã đặt vào ô Password, rồi nhấp chọn OK.
Sau đây tôi đưa ra giải pháp cho một số bảng tổng hợp thường xuyên gặp phải như sau:
a. Xử lý các bảng tổng hợp thống kê số liệu.
          Đối với các đơn vị trường học thì sau mỗi lần khảo sát chất lượng định kỳ nhà trường phải tổng hợp kết quả khảo sát chất lượng để gửi về Phòng GD&ĐT ngay sau khi hoàn thành công tác chấm thi. Với thời gian không nhiều mà nhà trường vừa phải chấm thi vừa phải tổng hợp, xử lý số liệu để nộp lên thì thật vất vả. Để giúp Ban giám hiệu không còn phải lo lắng khi tổng hợp và xử lý kết quả qua các lần khảo sát định kỳ, tôi đưa ra một số kinh nghiệm nhỏ như sau:
NỘI DUNG CHI TIẾT: skkn-2012.doc

Tác giả bài viết: Phạm Thị Thu Hà - TH NGÔ ĐỨC KẾ

Tổng số điểm của bài viết là: 0 trong 0 đánh giá
Click để đánh giá bài viết

Những tin mới hơn

Những tin cũ hơn

 

TIN BÀI MỚI NHẤT

LIÊN KẾT ỨNG DỤNG